Melhoria de Processos

A Melhoria de Processo é definida pela melhoria de desempenho, eficiência do processo e redução de riscos a partir do seu alinhamento com a estratégia organizacional, atendimento aos requisitos regulatórios (compliance) e eficácia na entrega do produto (serviço) ao cliente de acordo com seus requisitos, necessidades e expectativas.

O uso de ferramentas de gestão aliadas à tecnologia de BPMN (Business Process Model and Notation) nos permite agilizar as etapas de mapeamento e modelagem, realizar a divulgação dos processos e coleta de feedback por parte dos envolvidas (área principais, fornecedoras e clientes) tornando o processo de melhoria participativo e sinérgico.

O uso da técnica e aplicativos de notação BPMN no mapeamento e modelagem do processo nas fase “As Is” e “Shoud Be”, facilita o desenho gráfico do fluxo de atividades e sua implementação.

Metodologia adotada para Melhoria de Processo
Metodologia adotada para Melhoria de Processo
Principais técnicas e ferramentas utilizadas:
  • 5 porquês, Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa)
  • Análise do Campo de Força
  • Análise Pareto
  • BPMN – Business Processes Management Notation
  • Lean Six Sigma/DMAIC
  • 5W2H
  • Matriz RACI
  • Kaizen
  • PDCA
  • GRD – Gerenciamento da Rotina Diária
  • Outras considerando necessidades e características do projeto

Etapa 1 - Conhecimento e Assessment do Processo

A avaliação, desenho e redesenho da cadeia de valor como elemento fundamental para o conhecimento do negócio, sendo uma das principais ferramentas para gerenciar processos. Seu conhecimento revela as atividades e indica os elos que a Organização possui para gerar valor aos clientes. São os elos entre as atividades os responsáveis pela vantagem competitiva, a qual favorece o crescimento da empresa.

A análise do nível de compliance à regulamentação vigente da Organização, incluindo requisitos do cliente e aderência à documentação interna (política, procedimentos e manuais).

Avaliação do desempenho organizacional com o objetivo obter dados da eficiência e eficácia dos processos. Para tanto são utilizadas ferramentas que nos proporcionam conhecimento em relação a:

  • Capacity/capacidade: a capacidade de produção/operação de um processo em unidades de tempo adequadas às suas rotinas e tempo de entrega de seus produtos ou serviços;
  • Volumetria: volume de atividades/operações e de produtos ou serviços entregues;
  • KPIs (Key Perfomance indicators): indicadores que demonstrem o desempenho do processo;
  • VOC (Voice of Customer): dados e pesquisas que indicam a voz do cliente em relação a objetivos de negócios;
  • Análise de perdas operacionais (perdas diretas e perdas indiretas);
  • Análise de problemas (técnico, funcional, cultural, estrutural, processual, localização, materiais e outros).

Etapa 2 - Mapeamento e avaliação do processo (“As Is”)

Esta etapa é realizada por um levantamento documental e metodológico, com o objetivo de delinear detalhadamente o processo, desse modo com o mapeamento “As Is” (situação atual do processo) obtêm-se:

  • Definição do fluxo de informações, atividades e regras;
  • Áreas e responsáveis envolvidos;
  • Controles existentes;
  • Gargalos, sobreposições e retrabalhos.

Nesta etapa da situação atual (“As Is”) são identificadas as deficiências do processo que podem ser avaliadas de forma participativa pelas áreas intervenientes (fornecedoras e clientes) em cooperação com a área principal.

Etapa 3 -Redesenho e Modelagem de Processo (“Should Be”)

A modelagem de processo, consiste no redesenho do fluxo de atividades como ele poderia ser (chamada de etapa “Should Be”) é uma etapa mais analítica do que descritiva, com o intuito de identificar em conjunto pontos de melhorias. Os principais objetivos do redesenho de processo, são:

  • Eliminar gargalos, sobreposições e retrabalhos;
  • Excluir atividades desnecessárias;
  • Aprimorar fluxo de informações entre áreas envolvidas;
  • Estabelecer responsáveis ao longo do processo (entradas, atividades e saídas);
  • Incluir atividades de controle para mitigar riscos;
  • Eliminar problemas e reduzir perdas operacionais.

Etapa 4 - Implementação de Melhoria de Processo

O Project Plan é estabelecido para que a Melhoria de Processo seja implementada, considerando que a priorização de ações direcione os recursos e esforços com base no nível de valor agregado, incluindo:

  • Experiência do cliente: processos e atividades que se relacionam com as demandas e entregas dos clientes;
  • Gargalos de processo: pontos de acúmulos de tarefas e atrasos no processo que comprometam sua eficiência;
  • Integração de sistemas: recomendar, orientar ou especificar a integração de sistemas para manter a assertividade do projeto.

Oferecemos treinamentos que visam preparar e facilitar a implementação em todas as etapas, para que a transferência de experiência seja realizada.

Allan Dennis Designer
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